Privacy verklaring

Privacyverklaring

St. City Gymnastics Amsterdam

Hendrik Hosstraat 143

1106 ZM Amsterdam

T: 0621472984

citygymnastics@outlook.com

Turnclub St. City Gymnastics (hierna te noemen “City”) verwerkt persoonsgegevens van haar leden en medewerkers. Zij vindt het belangrijk dat zorgvuldig met deze gegevens wordt omgegaan en dat haar leden en medewerkers hierover goed worden geïnformeerd.

In deze privacyverklaring leggen wij uit waarom City persoonsgegevens verwerkt, welke persoonsgegevens dat zijn en op welke wijze ze worden verwerkt. Tevens wordt aangegeven wat uw rechten zijn met betrekking tot deze verwerking.

1.    Doel van de verwerking

Turnclub St. City Gymnastics verwerkt persoonsgegevens:

           voor de uitvoering van het lidmaatschap van turnclub St. City Gymnastics en daarmee ook van het lidmaatschap van de KNGU (Koninklijke Nederlandse Gymnastiek Unie)

           voor de uitvoering van arbeidsovereenkomsten

           voor het voeren van de financiële administratie

           voor het informeren van betrokkenen

           voor promotie- en sponsordoeleinden

           voor het optimaliseren van haar beleid

2.  Persoonsgegevens

2.1    Persoonsgegevens van leden en medewerkers

Naam, adres, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres, geboortedatum, IBAN-nummer en betaalgegevens, lidmaatschapsnummer, lesgegevens en beeldmateriaal waarop men herkenbaar is.

2.2     Persoonsgegevens van alleen medewerkers

Opleiding, sportspecifieke diploma’s, vergoedingen- en salarisgegevens, kopie van het paspoort, BSN-nummer en VOG (Verklaring Omtrent Gedrag).

2.3     Persoonsgegevens van belangstellenden           

E-mailadres en telefoonnummer.

3.  Verwerking van persoonsgegevens

3.1      Gegevensverantwoordelijke

Het bestuur van St. City Gymnastics is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens. De persoonsgegevens worden verwerkt door het secretariaat, de personeelsfunctionaris en de penningmeester van City.  Andere medewerkers binnen de turnclub kunnen toegang krijgen tot slechts die persoonsgegevens die ze nodig hebben voor het uitoefenen van hun functie. City verwerkt slechts persoonsgegevens van minderjarigen als daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger. De persoonsgegevens worden altijd vertrouwelijk behandeld.

3.2    Verwerkers en derden

Bij het verwerken van persoonsgegevens wordt gebruik gemaakt van externe dienstverleners. Middels een verwerkersovereenkomst met of algemene voorwaarden van deze partijen wordt de bescherming van de persoonsgegevens gewaarborgd. Deze dienstverleners zijn:

          Digimembers KNGU                        

             – ledenadministratie

             – contributieverwerking

             – informatievoorziening

          Het KNGU loket                               

               wedstrijdzaken topsport

          Sportkader Nederland                       

             – personeelsadministratie

             – salarisadministratie

          De ING                                    

             – incasso

             – contributie

             – uitbetalen salaris

             – vergoedingen            

             – overige transacties

           Dropbox & Gmail

             – opslag van gegevens in de cloud

3.4   Toestemming

Het verwerken van gezondheidsgegevens en beeldmateriaal waarop men herkenbaar is, gebeurt uitsluitend met expliciete toestemming van betrokkenen. Tevens zal toestemming worden gevraagd wanneer City de persoonsgegevens voor andere doeleinden wil gebruiken die niet verenigbaar zijn met de doeleinden waarvoor ze in eerste instantie zijn gevraagd. Betrokkene kan de toestemming te allen tijde intrekken. Verzoek hiertoe kan worden gedaan via citygymnastics@outlook.com

3.5   Website

Van bezoekers van de website wordt geen persoonlijke of gevoelige informatie opgeslagen. Deze verklaring is niet van toepassing op websites van derden die door middel van links met de website van City zijn verbonden.

3.6    Nieuwsbrief

City verstuurt haar nieuwsbrief via Mailchimp & Outlook. Ontvangers wordt hierbij de mogelijkheid geboden aan te geven de nieuwsbrief niet te willen ontvangen.   

3.7 Beeldmateriaal

City deelt persoonsgegevens (naam, geboortejaar en beeldmateriaal waarop men herkenbaar is) op Facebook en Instagram ter informatie en voor promotie- en sponsordoeleinden. Hiervoor vraagt ze uitdrukkelijk toestemming van betrokkenen.  

4. Bewaartermijnen

De persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan nodig is. Na beëindiging van het lidmaatschap worden de aanmeldingsformulieren nog 2 jaar bewaard. Daarna kunnen de daarvoor noodzakelijke persoonsgegevens worden bewaard in het archief van oud-leden. Wedstrijduitslagen worden onbeperkt bewaard met naam, clubnaam en behaald resultaat.

5. Rechten van betrokkenen

Personen van wie City de persoonsgegevens verwerkt en bewaart, hebben te allen tijde het recht deze in te zien, te corrigeren en te wijzigen. Ook hebben ze het recht om in bepaalde gevallen de persoonsgegevens te laten wissen. Mocht u van deze rechten gebruik willen maken dan kunt u contact opnemen via citygymnastics@outlook.com

6. Beveiliging

City gebruikt niet méér persoonsgegevens dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze worden gevraagd. City zorgt ervoor dat het aantal personen dat toegang heeft tot de persoonsgegevens zo beperkt mogelijk is en dat deze personen slechts toegang hebben tot die gegevens die nodig zijn voor het uitoefenen van hun functie.Onbevoegden hebben geen toegang tot de persoonsgegevens die onder de verantwoordelijkheid van City worden verwerkt. Hiertoe is de software beveiligd met een wachtwoord en gebruikersnaam en zijn de computers, de telefoons en externe opslagcentra eveneens beveiligd met een wachtwoord en gebruikersnaam. Mailing naar meerdere leden tegelijk wordt altijd verzonden via BCC. Papieren documenten waarop persoonsgegevens staan vermeld, worden achter slot en grendel bewaard. City ziet er op toe dat verwerkers voldoende beveiligingsmaatregelen treffen en dat deze worden vastgelegd in de verwerkersovereenkomst.

7. Vragen, opmerkingen en klachten

Als u naar aanleiding van dit privacy reglement vragen of opmerkingen heeft, laat het dan weten via citygymnastics@outlook.com

Mochten er klachten zijn met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens, dan kunt u hierover contact opnemen via citygymnastics@outlook.com.Mocht u er met City niet uitkomen, dan heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy en bereikbaar via https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl